W dobie dynamicznych zmian technologicznych i rosnących wymagań rynkowych małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) stają przed wyzwaniem utrzymania konkurencyjności i efektywności. Impel Business Solutions oferuje rozwiązania, które demistyfikują pojęcie transformacji cyfrowej, pokazując, że automatyzacja jest nie tylko osiągalna, ale i kluczowa dla rozwoju. Działalność firmy koncentruje się na wdrażaniu robotów software’owych, które stają się wsparciem dla pracowników, a nie ich zastępstwem, co prowadzi do realnego wzrostu wartości i minimalizacji ryzyka biznesowego.

Czym jest robotyzacja w biurze? Różnice i znaczenie dla MŚP

Wielu przedsiębiorców myli automatyzację z obrazem fizycznych maszyn na liniach produkcyjnych.

– Robot, który jest wdrażany na procesy back-office’owe, to jest robot, który wykonuje czynności za pracownika w systemach, w Outlooku, w internecie czy też w Excelu. Ale tak naprawdę jest to algorytm, który piszemy po to, by mógł wykonywać czynności – wyjaśnia Nina Twardowska z Impel Business Solutions.

To rozróżnienie jest fundamentalne. Mówimy o niewidocznym, szybkim oprogramowaniu, które przejmuje najbardziej monotonne i powtarzalne zadania. Dlaczego jest to tak ważne dla MŚP?

• Po pierwsze – dopasowanie do rynku pracy. Współczesne społeczeństwo jest coraz lepiej wykształcone. Pracownicy nie chcą poświęcać czasu na proste, odtwórcze czynności.

– Robotyzacja wspiera takie zadania, których nie chcą w dzisiejszych czasach wykonywać nasi pracownicy. Chcą robić rzeczy ambitne, więc robotyzacja jest tak naprawdę receptą na tę potrzebę, można powiedzieć, rynkową – wskazuje Twardowska.

• Po drugie – przygotowanie na przyszłość. Automatyzacja to krok w stronę zarządzania procesowego, a nie wyłącznie personalnego. Jeśli dzisiaj będziemy zarządzali wciąż pracownikami, a nie procesami, to będzie nam się bardzo trudno z perspektywy MŚP dostosować do zmian w otoczeniu. To fundament pod przyszłe wdrożenia, np. związane ze sztuczną inteligencją.

Czy robot zabierze mi pracę?

Lęk przed utratą zatrudnienia jest jedną z głównych barier mentalnych. Doświadczenie Impel Business Solutions dostarcza jednoznacznej odpowiedzi. – Wdrożyłam ponad 200 robotów. I nie straciliśmy ani jednego miejsca pracy, i żaden pracownik nie stracił pracy przez robotyzację – podkreśla Nina Twardowska.

Zamiast redukcji etatów firma obserwuje zupełnie inne, pozytywne zjawiska:

• Rozwój kompetencji: pracownicy, odciążeni od monotonii, zyskują czas na rozwój, kreatywność i zadania eksperckie.
• Zmniejszenie rotacji: robotyzacja najprostszych zadań rozwiązuje problem rekrutacji na stanowiska, z których pracownicy najszybciej odchodzą. Eksperci i specjaliści, mający ciekawsze zadania, zostają w firmie na dłużej.

– Dobrym przykładem jest historia naszej klientki, której zadaniem było przygotowanie wyciągów bankowych do księgowania. Po wdrożeniu robota zyskała ponad półtorej godziny dziennie. Pewnego dnia zadzwoniła z informacją, że robot »zepsuł jej dzień«, ponieważ mogła spokojnie wypić kawę, zjeść śniadanie i przejrzeć maile, podczas gdy oprogramowanie wykonywało za nią pracę. Ona w tym czasie, w półtorej godziny, zrobiła to, co kiedyś zajmowało jej cztery i pół godziny, wliczając w to organizację pracy. To pokazuje, jak robotyzacja realnie wpływa na komfort i efektywność – wyjaśnia ekspertka.

Ścieżka wdrożenia: od odwagi do działającego robota

Impel Business Solutions stosuje przejrzysty i bezpieczny dla klienta model wdrożenia, który minimalizuje ryzyko inwestycyjne.

• Edukacja i identyfikacja: proces zaczyna się od warsztatów, podczas których klient widzi, jak działa robot, i uczy się, jakich procesów szukać w swojej firmie.
• Analiza procesu: eksperci firmy mapują wybrany przez klienta proces (tworząc mapę BPMN), aby precyzyjnie określić, które jego etapy mogą zostać zautomatyzowane.
• Proof of Concept (POC): kluczowy etap, podczas którego tworzony jest darmowy robot testowy. Przedsiębiorca może go zainstalować w swoim środowisku, aby zweryfikować, jak automatyzacja sprawdza się w praktyce.
• Wdrożenie i mentoring: po sukcesie POC robot zaczyna pracować na stałe, a firma jest gotowa do szukania kolejnych obszarów do optymalizacji.

Jednak zanim rozpocznie się ten proces, potrzebny jest jeden, kluczowy element. Od czego zacząć? – Od odwagi. Myślę, że to jest słowo klucz. Przede wszystkim trzeba mieć odwagę na zmianę. Trzeba też stać się twarzą tej zmiany – komentuje Twardowska.

Doświadczenie Impel Business Solutions pokazuje, że największe wyzwania nie leżą w technologii, a w ludziach. Dużą przeszkodą jest strach przed nowością i przywiązanie do starych nawyków. Trzeba też pamiętać, że na co dzień często zarządzamy osobami, a nie procesami, i to pracownicy najlepiej wiedzą, jak te procesy wyglądają.

– Znaczenie tego czynnika obrazuje jedna z historii z naszego doświadczenia. Zespół napisał robota do księgowania wyciągów bankowych. Podczas testów robot zaczął księgować dane w sposób zupełnie losowy. Okazało się, że pracownica, która opisywała proces, zapomniała powiedzieć, że wzrokowo sprawdza saldo na kartce i w systemie. Dopiero gdy wartości się zgadzały, księgowała dokument. Ten nieudokumentowany, ludzki krok był kluczowy dla poprawności całego procesu i pokazał, jak ważne jest precyzyjne mapowanie przed automatyzacją – opowiada ekspertka.

Transformacja cyfrowa to po prostu zmiana

Pojęcie „transformacji cyfrowej” może być dla MŚP przytłaczające i kojarzyć się z ogromnymi, nieosiągalnymi inwestycjami. Nina Twardowska proponuje prostszą perspektywę:

– Zmiana to jest to, co tak naprawdę dokonujemy na co dzień. Zarówno w pracy zawodowej, jak i w życiu codziennym. Tym jest tak naprawdę transformacja cyfrowa dla małego przedsiębiorstwa. Zwykłą zmianą, a nie wielką transformacją cyfrową – podsumowuje.

Impel Business Solutions dowodzi, że automatyzacja procesów biurowych jest strategią dostępną dla każdego, kto ma odwagę, by usprawnić swoją organizację. Nie jest to rewolucja, która zwalnia ludzi, lecz ewolucja, która daje im narzędzia do bardziej wartościowej pracy, minimalizuje ryzyko i buduje fundamenty pod stabilny rozwój w przyszłości.

Więcej o rozwiązaniach Impel Business Solutions oferowanych również w ramach WRO4digITal EDIH Wrocław, dowiesz się z naszego podcastu: