Każdy właściciel firmy przynajmniej raz staje przed koniecznością odpowiedzi na pytanie – jak wybrać odpowiednie biuro dla mojej firmy? Wskazujemy pięć kwestii, które trzeba rozważyć przed wyborem lokalu na wynajem.

1. Typ przestrzeni

Coworking, open space, czy wyodrębnione gabinety? Układ biura to pierwsza kwestia, którą trzeba rozważyć. Przestrzenie coworkingowe najczęściej sprawdzają się w przypadku jednoosobowych firm będących na początku swojego rynkowego rozwoju.

Przestrzeń coworkingowa to dobre rozwiązanie na start. Korzystają z niej np. startupy działające w naszych inkubatorach przedsiębiorczości, gdyż umożliwia im ona pracę w otoczeniu innych przedsiębiorców, wymianę kontaktów i ograniczenie początkowych kosztów – komentuje Michał Kowalski.

Z przestrzeni typu open space korzystają z kolei najczęściej firmy zatrudniające kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.  Często łączy się ją z wydzielonymi gabinetami np. dla kadry menadżerskiej. W przypadku niektórych przedsiębiorstw sprawdzi się wynajem kilku połączonych ze sobą pokoi, w których pracują różne działy firmy.

Wybór typu przestrzeni na wynajem powinien być podyktowany głównie ilością pracowników i strukturą organizacyjną firmy. Musi zapewnić im łatwą komunikację, ale jednocześnie pozwalać na skupienie – dodaje Michał Kowalski.

2. Lokalizacja i komunikacja

Kolejny ważny czynnik to lokalizacja lokalu biurowego do wynajęcia oraz sposób w jaki jest on skomunikowany z otoczeniem. Czynniki te mogą mieć kluczowe znaczenie szczególnie w przypadku firm, które zatrudniają dużą ilość pracowników.

Konieczność długiego dojazdu np. na obrzeża miasta, czy nawet poza jego granice oraz brak możliwości dotarcia środkami komunikacji publicznej do biura może być czynnikiem zniechęcającym obecnych i potencjalnych pracowników, szczególnie na obecnym rynku pracownika. Warto też sprawdzić czy do biura prowadzą ścieżki rowerowe, a także czy jest wokół niego zapewniona odpowiednia ilość miejsc parkingowych. W przypadku tych ostatnich należy też zweryfikować, czy są zapewnione miejsca dla gości, osób z niepełnosprawnościami wiaty / stojaki na rowery. Z rozmów z naszymi klientami wiemy, że to bardzo ważne kwestie, które zagwarantowaliśmy w WPT – dodaje Michał Kowalski.

3. Warunki najmu

Oczywistą kwestią do rozważenia przy wynajmie biura jest jego cena. Trzeba jednak zwróci uwagę nie tylko na sam czynsz, ale na jego składowe i opłaty dodatkowe. Pamiętaj, by sprawdzić:

Czy koszty eksploatacyjne obejmują koszty dostawy wody, ogrzewania, ochrony i ubezpieczenia budynku, a także opłaty za sprzątanie części wspólnych, podatki i opłaty lokalne?

W jaki sposób rozliczana jest energia elektryczna?

Jakie są warunki i opłaty związane z korzystaniem z Internetu?

Jakie są koszty korzystania z sal szkoleniowych czy konferencyjnych?

Na jakich warunkach cenowych możesz korzystać z miejsc parkingowych?

Warto również dokładnie przyjrzeć się zapisom umowy regulującym okres najmu, warunki jej wypowiedzenia oraz kaucję. Istotne jest również to, czy wynajmujący zezwala na rejestrację działalność gospodarczej pod jego adresem – podpowiada Michał Kowalski.

Ważnym aspektem jest również skala zmian aranżacyjnych, których można dokonać w lokalu.

Wynajmujący podchodzą do tego różnie. Czasem nie można dokonywać zmian w lokalu, a czasem, tak jak WPT, można uzyskać wsparcie w ich wykonaniu czy nawet zlecić nam ich zrealizowanie. Dzieje się tak zarówno w przypadku powierzchni biurowych, jak i specjalistycznych powierzchni laboratoryjnych, które również oferujemy na wynajem – komentuje Michał Kowalski.

4. Otoczenie biznesowe

Kolejnym ważnym czynnikiem, który warto rozważyć przed podpisaniem umowy najmu, jest otoczenie biura. Czy są wokół firmy, które będą mogły być potencjalnymi klientami lub partnerami przedsiębiorstwa? Czy w najbliższym otoczeniu są instytucje, które są potrzebne na co dzień twojej firmie? Wreszcie, czy w pobliżu biura znajdują się restauracje, sklepy, przedszkole czy hotel? Choć te aspekty mogą nie wydawać się priorytetowe jednak w codziennym funkcjonowaniu w biurze pracowników czy klientów firmy, z czasem mogą okazać się kluczowe.

5. Dodatkowe usługi

Biura nie musimy wybierać w lokalizacji nastawionej jedynie na wynajem powierzchni.

Instytucje otoczenia biznesu, takie jak WPT, proponują nie tylko powierzchnie na wynajem. Przedsiębiorcy u nas działający mogą korzystać z innych produktów i usług biznesowych, które oferujemy naszej społeczności. Są wśród nich np. pomoc w uzyskiwaniu dofinansowań, wsparcie w projektach badawczo-rozwojowych czy dostęp do laboratoriów i prototypowni. To zdecydowanie wartość dodatkowa, podnosząca atrakcyjność ofert wynajmu biur.